Gestão do tempo: Três passos para lutar contras as insaciáveis urgências

Continuando a pequena série sobre gestão do tempo, dessa vez com foco no nosso trabalho cotidiano.

Esse artigo (clique aqui), que saiu no blog da Harvard Business Review, traz dicas valiosas para lidar com o desafio da falta de tempo no trabalho.

Mas vou poupar seu tempo e resumir os pontos principais neste post.

Como usar os 10 primeiros minutos do seu dia para otimizar suas atividades?

O erro mais comum que cometemos é olhar, como primeira atividade do dia, os e-mails e recados. Com isso colocamos em risco trocar o que é importante pelo que é urgente (que não necessariamente se confundem).

A saída?

Primeira atividade do dia: Imagine que o dia acabou. Pergunte-se: estou deixando o trabalho com um tremendo sentimento de realização. O que eu consegui realizar?

Essa simples pergunta serve para separar o que é urgente do que é importante e para direcionar os nossos esforços para as atividades do segundo tipo (isto é, as importantes).

Segundo passo: Quebre tarefas complexas em ações específicas, identificando o próximo passo concreto a ser tomado.  Faça uma lista, usando verbos (por exemplo: fazer um esboço da apresentação que preciso fazer).

Terceiro e último passo: Priorize sua lista e, sempre que possível, comece pelas atividades que demandam mais energia mental (a energia mental é um recurso finito, que vai se esgotando ao longo do dia).

Por fim, uma dica que não está no texto e que vale para as urgências: Delegue, sempre que possível; e procure identificar a origem das urgências, pois, às vezes, simples modificações no processo de trabalho ou no fluxo de informações podem tornar as urgências menos urgentes e mais administráveis.

 

“Hooks” e gestão do tempo

Você já se perguntou por que tem dificuldade de buscar seus objetivos de vida? Por que faz planos e tem dificuldade em executá-los? Uma das prováveis razões por trás dessas dificuldades é o que eu chamo de “hooks” – ganchos que a vida lhe atira para roubar seu tempo e, pelo fato de serem prazerosos, acabam ganhando sua atenção e seu tempo. “Hooks” podem ser os mais variados possíveis. Facebook, videogames, séries de TV, páginas de Internet, passeios no shopping center, aplicativos em tablets são os exemplos mais comuns. Claro, nada disso é proibido, mas uma gestão eficiente do tempo pessoal requer que se reconheça a atração que esses “hooks” exercem. Não tenha dúvida, a vida moderna vai atirar em sua direção “hooks” suficientes para ocupar todo o seu tempo e mais um pouco. Não tenha dúvida também, escapar dos “hooks” exige treino e disciplina. Gestão do tempo implica não apenas decidir o que fazer com esse ativo tão escasso (o tempo), mas principalmente decidir o que não fazer (o que frequentemente é doloroso). Mais importante, é preciso ter claro quais são os seus reais objetivos de vida – assunto para um outro post.

Três (ou quatro) passos para lutar contra as insaciáveis urgências

Segue um pequeno artigo escrito no blog da Harvard Business Review, com dicas valiosas para o desafio que a maior parte de nós enfrenta no cotidiano profissional e pessoal: A falta de tempo.
Como usar os 10 primeiros minutos do seu dia para otimizar suas atividades?
O erro mais comum que cometemos é olhar, como primeira atividade do dia, os e-mails e recados. Com isso colocamos em risco trocar o que é importante pelo que é urgente (que não necessariamente se confundem).
A saída?
Primeira atividade do dia: Imagine que o dia acabou. Pergunte-se: estou deixando o trabalho com um tremendo sentimento de realização. O que eu consegui realizar?
Essa simples pergunta serve para separar o que é urgente do que é importante e para direcionar os nossos esforços para as atividades do segundo tipo (isto é, as importantes).
Segundo passo: Quebre tarefas complexas em ações específicas, identificando o próximo passo concreto a ser tomado.  Faça uma lista, usando verbos (por exemplo: fazer um esboço da apresentação que preciso fazer).
Terceiro e último passo: Priorize sua lista e, sempre que possível, comece pelas atividades que demandam mais energia mental (a energia mental é um recurso finito, que vai se esgotando ao longo do dia).
Por fim, uma dica que não está no texto e que vale para as urgências: Delegue, sempre que possível; e procure identificar a origem das urgências, pois, às vezes, simples modificações no processo de trabalho ou no fluxo de informações podem tornar as urgências menos urgentes e mais administráveis.

Mais um mito quebrado: a pausa é necessária para o desempenho ótimo

Muita gente se pergunta se aquelas pausas que os profissionais fazem ao longo do dia para tomar um cafezinho e conversar rapidamente com os colegas de trabalho atrapalham a produtividade. Outros se perguntam como direcionar sua energia ao longo do dia para atingir uma produtividade ótima. O que dizer ainda sobre a duração máxima de uma reunião ou da estruturação de um curso para extrair o máximo de atenção dos alunos?

Como reconhece o executivo Tony Schwartz, as organizações não sabem ainda lidar com o conhecimento científico relativo aos ciclos de atividade individuais. Muita gente já ouviu falar sobre ritmos circadianos (que se repetem ao longo de um período aproximado de 1 dia, como os ciclos de sono e vigília), mas pouca gente já ouviu falar sobre ritmos ultradianos. É um tema que vem capturando o interesse de empresas e escolas nos últimos anos, pois a ciência já provou que, de maneira geral, nós seguimos ao longo do dia diversos ciclos de atividade, sempre com o mesmo padrão:

Pico de atividade em torno de 90 minutos a 2 horas, seguido por um período improdutivo de pelo menos 15 a 20 minutos.

Estudos feitos com violinistas e outros profissionais de primeira linha mostram que o respeito a esse ciclo rende os melhores resultados e que prosseguir nas tarefas sem uma pausa a cada pico de atividade não apenas é contraproducente, como também tem resultados ruins para a saúde. Em um contexto de trabalho, um experimento mostrou que funcionários de um banco nos Estados Unidos que se programaram de acordo com o ritmo ultradiano geraram resultados melhores (rentabilidade e número de empréstimos) do que aqueles que trabalhavam do jeito tradicional, com pouca ou nenhuma pausa entre os picos de atividade.

Esse é mais um exemplo de conhecimento científico que vai contra nossa intuição. Mas há cada vez mais empresas que estruturam seu trabalho respeitando o ritmo ultradiano, criando salas de “descompressão” e salas para interação social durante o trabalho. Na mesma linha, as pausas para o café são importantes.

Para saber mais, leia esse curto artigo do Tony Schwartz no Blog da Harvard Business Review, que trata também da necessidade de se focar no valor produzido pelos profissionais e não no número de horas a que eles estão sujeitos :

http://blogs.hbr.org/schwartz/2010/05/the-productivity-myth.html

E ainda um artigo do mesmo autor no Huffington Post: http://www.huffingtonpost.com/tony-schwartz/work-life-balance-the-90_b_578671.html

Em se tratando de tempo, a decisão estratégica é sobre o que não deve ser feito

A administração do tempo é vital para conseguirmos trabalhar de acordo com os objetivos estratégicos considerados importantes nas organizações. Muitas vezes, por exemplo, a gestão de pessoas não é feita da maneira adequada porque os incêndios e o trabalho operacional dominam o nosso cotidiano. Isso se aplica também para outras atividades estratégicas, como a gestão de processos, inovação etc.

Esse é um problema mundial. Pesquisa recente da renomada consultoria McKinsey mostrou que apenas 52% dos CEOS conseguem usar seu tempo de acordo com as prioridades estratégicas de suas organizações.

Como escapar dessa armadilha, que também se estende para nossa vida pessoal?

O boletim de janeiro de 2013 da McKinsey trouxe um artigo bem interessante, no qual o autor destaca:

– Dado o fluxo interminável de informações e demandas, escolher o que não fazer é a atividade estratégica mais importante em se tratando de gerenciamento do tempo

– Uma abordagem eficiente é escolher 5 áreas para focar em 1 ano e dedicar 95% do tempo a elas, pois é impossível manter o foco com um número maior de prioridades

– Por sua vez, as 5 áreas dos profissionais que se reportam a você devem ser decorrência direta das suas 5 áreas. É aí que está a chave para o alinhamento e encadeamento de estratégias e ações

– Com base nesse alinhamento, gerencie seus profissionais com base nessas prioridades sem incorrer no erro do microgerenciamento.

O artigo, que é bem curto e direto, pode ser lido no site do autor:

http://peterbregman.com/articles/a-personal-approach-to-organizational-time-management/