Continuando a pequena série sobre gestão do tempo, dessa vez com foco no nosso trabalho cotidiano.
Esse artigo (clique aqui), que saiu no blog da Harvard Business Review, traz dicas valiosas para lidar com o desafio da falta de tempo no trabalho.
Mas vou poupar seu tempo e resumir os pontos principais neste post.
Como usar os 10 primeiros minutos do seu dia para otimizar suas atividades?
O erro mais comum que cometemos é olhar, como primeira atividade do dia, os e-mails e recados. Com isso colocamos em risco trocar o que é importante pelo que é urgente (que não necessariamente se confundem).
A saída?
Primeira atividade do dia: Imagine que o dia acabou. Pergunte-se: estou deixando o trabalho com um tremendo sentimento de realização. O que eu consegui realizar?
Essa simples pergunta serve para separar o que é urgente do que é importante e para direcionar os nossos esforços para as atividades do segundo tipo (isto é, as importantes).
Segundo passo: Quebre tarefas complexas em ações específicas, identificando o próximo passo concreto a ser tomado. Faça uma lista, usando verbos (por exemplo: fazer um esboço da apresentação que preciso fazer).
Terceiro e último passo: Priorize sua lista e, sempre que possível, comece pelas atividades que demandam mais energia mental (a energia mental é um recurso finito, que vai se esgotando ao longo do dia).
Por fim, uma dica que não está no texto e que vale para as urgências: Delegue, sempre que possível; e procure identificar a origem das urgências, pois, às vezes, simples modificações no processo de trabalho ou no fluxo de informações podem tornar as urgências menos urgentes e mais administráveis.