Segue um pequeno artigo escrito no blog da Harvard Business Review, com dicas valiosas para o desafio que a maior parte de nós enfrenta no cotidiano profissional e pessoal: A falta de tempo.
Como usar os 10 primeiros minutos do seu dia para otimizar suas atividades?
O erro mais comum que cometemos é olhar, como primeira atividade do dia, os e-mails e recados. Com isso colocamos em risco trocar o que é importante pelo que é urgente (que não necessariamente se confundem).
A saída?
Primeira atividade do dia: Imagine que o dia acabou. Pergunte-se: estou deixando o trabalho com um tremendo sentimento de realização. O que eu consegui realizar?
Essa simples pergunta serve para separar o que é urgente do que é importante e para direcionar os nossos esforços para as atividades do segundo tipo (isto é, as importantes).
Segundo passo: Quebre tarefas complexas em ações específicas, identificando o próximo passo concreto a ser tomado. Faça uma lista, usando verbos (por exemplo: fazer um esboço da apresentação que preciso fazer).
Terceiro e último passo: Priorize sua lista e, sempre que possível, comece pelas atividades que demandam mais energia mental (a energia mental é um recurso finito, que vai se esgotando ao longo do dia).
Por fim, uma dica que não está no texto e que vale para as urgências: Delegue, sempre que possível; e procure identificar a origem das urgências, pois, às vezes, simples modificações no processo de trabalho ou no fluxo de informações podem tornar as urgências menos urgentes e mais administráveis.